Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web Android IOS
Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur
Lors de l’utilisation d’une carte professionnelle, il peut arriver qu'un remboursement soit crédité sur cette carte.
Cela concerne par exemple l’annulation d’un billet de train ou d’une commande, qui se traduit par un montant recrédité sur la carte N2F.
Ce type de transaction apparaît dans N2F avec un statut bancaire « Remboursée ». Dans ce cas, le montant est toujours affiché en positif pour être en accord avec son statut.
1) Point de vue déclarant
Quelle que soit la nature de la dépense initiale, chaque remboursement doit être déclaré dans la catégorie dédiée aux montants négatifs.
Par exemple, si vous recevez un remboursement pour une réservation de train, il faut enregistrer l'opération dans la catégorie « Remboursement ». Il est important de ne pas utiliser les catégories « Train » ou « Transport » pour ce type d'opération.
Nous vous recommandons de créer ce type de dépense depuis l’interface « Mes transactions ».
En procédant ainsi, vous pourrez facilement identifier les transactions concernées grâce à la colonne « statut bancaire ». La liaison se créera alors automatiquement :
L’onglet « Mes transactions » est également disponible sur mobile :
À noter : Le changement d’une catégorie « classique » vers une catégorie négative n’étant pas possible, il convient de bien catégoriser la transaction dès la saisie.
Le cas échéant, il faudra supprimer la dépense et la recréer dans la bonne catégorie.
2) Point de vue administrateur / comptable
Durant le contrôle des frais, si vous constatez qu’une dépense a mal été catégorisée, vous devrez renvoyer la dépense au déclarant pour modification. La procédure est détaillée dans notre article FAQ : Comment refuser une dépense durant la validation d'une note de frais ?
En effet, la modification n’est pas possible pour les raisons suivantes :
- Il n’est pas autorisé de convertir une dépense positive en dépense négative (remboursement) ;
- Seul le porteur de la carte est habilité à déclarer un paiement effectué avec sa carte N2F
Attention : si la catégorie n'est pas correcte, la comptabilisation de la note de frais sera bloquée.
Pour plus de détails et pour toute question complémentaire, contactez notre support aux coordonnées suivantes :
04 26 78 52 10