Version: Business Enterprise Advanced
Plattform: Web Android IOS
Rolle: Benutzer Manager Buchhalter Administrator
Bei der Verwendung einer Firmenkarte kann es vorkommen, dass eine Rückerstattung dieser Karte gutgeschrieben wird.
Das passiert beispielsweise bei der Stornierung eines Bahntickets oder einer Bestellung, was dazu führt, dass der Betrag auf die N2F-Karte zurückgebucht wird.
Diese Art von Transaktion wird in N2F mit dem Status « Erstattet» angezeigt. In diesem Fall wird der Betrag immer als positiver Betrag angezeigt, um seinem Status zu entsprechen.
1) Perspektive des Erfassenden
Unabhängig von der Art der ursprünglichen Ausgabe muss jede Rückerstattung in der Kategorie für negative Beträge erfasst werden.
Wenn Sie beispielsweise eine Rückerstattung für eine Zugbuchung erhalten, muss der Vorgang in der Kategorie « Rückerstattung » erfasst werden. Es ist wichtig, für diese Art von Vorgang nicht die Kategorien „Zug“ oder „Transport“ zu verwenden.
Wir empfehlen Ihnen, diese Art von Ausgabe über die Oberfläche« Meine Transaktionen » anzulegen.
Auf diese Weise können Sie die betreffenden Transaktionen anhand der Spalte « Status » leicht identifizieren. Die Verknüpfung wird dann automatisch erstellt:
Der Reiter « Meine Transaktionen » ist auch auf dem Handy verfügbar:
WICHTIG: Da ein Wechsel von einer « klassischen » Kategorie zu einer negativen Kategorie nicht möglich ist, sollte die Transaktion bereits bei der Erfassung korrekt kategorisiert werden.
Gegebenenfalls muss die Ausgabe gelöscht und in der richtigen Kategorie neu angelegt werden.
2) Perspektive des Administrators / Buchhalters
Wenn Sie bei der Prüfung der Reisekostenabrechnungen feststellen, dass eine Ausgabe falsch kategorisiert wurde, müssen Sie die Ausgabe zur Änderung an den Antragsteller zurückgebe. Das Verfahren wird in unserem FAQ-Artikel Wie kann ich eine Ausgabe während der Validierung einer Abrechnung ablehnen? ausführlich beschrieben.
Eine Anpassung ist aus folgenden Gründen nicht möglich:
- Es ist nicht zulässig, eine positive Ausgabe in eine negative Ausgabe (Rückerstattung) umzuwandeln
- Nur der Karteninhaber ist berechtigt, eine mit seiner N2F-Karte getätigte Zahlung zu deklarieren
Achtung: Wenn die Kategorie nicht korrekt ist, wird die Verbuchung der Spesenabrechnung blockiert.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support:
Per E-Mail: card@n2f.com
Telefonisch: 00 49 (0)30 8009 3940
(Mo - Fr von 8:30 - 12:00 | 13:30 - 17:30)