N2F - Cards

Alle Länder

Budget-Modul

• Berücksichtigung der Ausgaben ab ihrer Erstellung: Reisekostenabrechnungen, Rechnungen und Bestellanforderungen können das Budget bereits ab ihrer Erstellung beeinflussen, ohne auf ihre Einreichung zu warten. Ihre Budgetverantwortlichen erhalten ein genaues Bild der anstehenden Ausgaben.
• Audit-Trail der Konfiguration: Jede Änderung an der Konfiguration eines Budgets wird jetzt protokolliert (geänderter Wert, Datum, Benutzer). Sie verstehen die Herkunft einer Änderung und können Abweichungen einfach nachverfolgen.

Anzeigereihenfolge der Ausgabenkategorien

Sie legen fest, in welcher Reihenfolge die Ausgabenkategorien Ihren Mitarbeitenden angezeigt werden: Die Konfiguration geht schneller und die Erfassung wird intuitiver.

SSO-Anmeldung in der mobilen App

Die SSO-Authentifizierung in der mobilen App funktioniert jetzt mit allen von N2F unterstützten Identitätsanbietern.

Frankreich - Zugelassene Plattform (Plateforme Agréée)

Freigabe der E-Rechnungsadresse über die mobile App

Beim Bezahlen übermitteln Ihre Mitarbeitenden die E-Rechnungsadresse Ihres Unternehmens in wenigen Sekunden per QR-Code oder einfachem Kopieren an den Händler (Restaurant, Hotel…). Die Rechnung wird so direkt auf den Namen Ihres Unternehmens ausgestellt.

Deutschland

Unterstützung des XRechnung-Formats

Wenn einer Ausgabe eine XRechnung beigefügt ist, füllen deren strukturierte Daten die Ausgabe automatisch vor – ohne Änderung im Ablauf für die Mitarbeitenden.

Alle Länder

Verwaltung des Wareneingangs

Jede Bestellanforderung zeigt ihren Wareneingangsstatus an (zu empfangen, teilweise empfangen, empfangen). Ihre Teams erfassen Wareneingänge direkt aus der Bestellanforderung, auch in mehreren Teillieferungen, und finden offene Bestellungen mit einem Klick.

Abgleich Bestellung / Wareneingang / Rechnung (3-Wege-Abgleich)

Verfolgen Sie den Wareneingangsstatus Ihrer Bestellungen und gleichen Sie jede Rechnungsposition automatisch mit der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingang ab. Mengen- oder Preisabweichungen werden erkannt, um Ihre Einkäufe abzusichern und Streitfälle mit Lieferanten zu reduzieren.

Automatische Rechnungseinreichung

Rechnungen, die gemäß Ihrer Konfiguration berechtigt sind und keine blockierende Warnung aufweisen, werden automatisch eingereicht, sobald sie bereit sind. Eine zusammenfassende Benachrichtigung weist Sie auf die zu korrigierenden Rechnungen hin: weniger manuelle Eingriffe, ohne Verlust an Transparenz.

Automatische Genehmigung von Rechnungen mit geringem Betrag

Rechnungen unterhalb des von Ihnen festgelegten Schwellenwerts werden automatisch genehmigt, ohne Ihre Genehmigenden zu beanspruchen. Diese konzentrieren sich auf die wirklich relevanten Rechnungen.

Lesbare Version von E-Rechnungen in der Sprache Ihrer Wahl

Für E-Rechnungen, die ohne vom Lieferanten bereitgestelltes PDF eingehen, legen Sie die Sprache des von N2F erzeugten lesbaren Dokuments fest – für eine einfachere Prüfung durch Ihre internationalen Teams.

Warnung bei in die Zukunft datierten Rechnungen

Eine Warnung weist auf Rechnungen hin, deren Datum nach dem heutigen Datum liegt, um einen Erfassungsfehler oder einen Fehler im Lieferantendokument vor der Bearbeitung zu erkennen.

Alle Länder

Budget-Modul

• Budgetimport: Sie können Ihre Budgets per Dateiimport in großer Zahl erstellen und aktualisieren, ohne alles manuell zu konfigurieren.
• Budgetinformationen bei der Genehmigung: Genehmigende, Prüfende und Buchhalter sehen die Auswirkungen auf die Budgets und die Warnungen direkt bei der Genehmigung von Reisekostenabrechnungen und Rechnungen.
• Nachverfolgbarkeit von Bewegungen zwischen Budgets: Jede Verschiebung einer Ausgabe von einem Budget in ein anderes wird im Audit-Trail protokolliert.
• Export der Budgetdaten: um Ihre Budgets zu konsolidieren und Ihre Reportings ohne erneute Eingabe in Excel zu erstellen.

Frankreich - Zugelassene Plattform (Plateforme Agréée)

Verbuchung von Ausgaben, für die die E-Rechnung noch aussteht

Ausgaben, für die die verpflichtende E-Rechnung noch nicht eingegangen ist, können verbucht werden – mit der Möglichkeit, die Buchhaltung wieder in Einklang zu bringen, wenn eine E-Rechnung nachträglich zugeordnet wird.

Italien

Verwaltung der steuerlichen Abzugsfähigkeitsgrenzen

In Italien sind bestimmte Ausgaben oberhalb einer Höchstgrenze steuerlich nicht mehr abzugsfähig. N2F wendet diese Regeln automatisch für Sie an:

• Verwaltung gemeinsamer Höchstgrenzen für mehrere Ausgabenkategorien (Hotel, Restaurant…).
• Automatische Ermittlung des nicht abzugsfähigen Anteils oberhalb der Höchstgrenze.
• Buchung dieses Anteils auf ein eigenes Sachkonto.
• Berücksichtigung der für Barzahlungen geltenden Regeln.

Ihre Ausgaben werden gemäß den italienischen Steuervorschriften verarbeitet, ohne manuelle Nachbearbeitung, und Ihre Buchungen sind abgesichert.

Deutschland

Konformitätsprüfungen für deutsche E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2027 wird in Deutschland der Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen zur Regel. N2F prüft die Konformität der E-Rechnungen, die den Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden beigefügt sind, um den Vorsteuerabzug bei Ihren Reisekostenabrechnungen abzusichern.

Alle Länder

Abgleich einer Rechnung mit mehreren Bestellungen

Eine Rechnung kann mit mehreren Bestellungen abgeglichen werden, mit Kontrolle der Beträge und Transparenz darüber, was noch zu fakturieren ist.

Frankreich - Zugelassene Plattform (Plateforme Agréée)

Fertigstellung des E-Reportings für internationale B2B-Einkäufe

Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung ist inzwischen in Kraft. Wir stellen das E-Reporting für Einkäufe bei ausländischen Lieferanten fertig: N2F identifiziert die betroffenen Rechnungen, übermittelt der Steuerverwaltung die Pflichtangaben und ermöglicht Ihnen, deren Bearbeitung zu verfolgen – für vollständige Compliance bei all Ihren Einkäufen.

Erweiterte lesbare Version von E-Rechnungen

Alle Felder der E-Rechnung werden in ihre lesbare Version übernommen: Ihre Teams prüfen sämtliche Informationen, ohne die strukturierte Datei zu öffnen.

Deutschland

Konformitätsprüfungen für deutsche E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2027 wird in Deutschland der Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen zur Regel. N2F prüft die Konformität der eingegangenen E-Rechnungen von Lieferanten, damit Sie diese sicher verarbeiten können.